信息化時代的來臨，檔案文件的管理也不斷的向智能化發(fā)展，主要發(fā)展方向就是智能檔案庫房的建設(shè)，其中管理系統(tǒng)的功能與穩(wěn)定是決定檔案管理智能化的主要條件，萬泰小編這里為大家整理了智能檔案庫房管理系統(tǒng)的主要功能及其優(yōu)勢，希望能幫助大家更好的了解檔案的智能管理。
一、智能檔案庫房管理系統(tǒng)的主要功能
1、檔案登記：錄入、導(dǎo)入檔案目錄信息。
2、RFID標(biāo)簽寫入：完成檔案實體標(biāo)簽加工后，利用此功能將實體檔案與電子檔案信息銜接。
3、架位登記：實現(xiàn)對庫房內(nèi)檔案架位信息的登記，為架位標(biāo)簽信息銜接提供基礎(chǔ)。
4、架位標(biāo)簽寫入：完成架位標(biāo)簽加工后，利用此功能將架位與軟件信息進行銜接。
5、架位關(guān)聯(lián)：實現(xiàn)實體檔案與架位的銜接，與檔案入庫上架相匹配。
6、檔案出入庫登記：檔案利用過程中，從庫房調(diào)檔之前要對目標(biāo)檔案進入出庫授權(quán)登記，檔案出庫時才可以正常通過。入庫登記后，目標(biāo)檔案才能完成進庫程序，保證實體安全。
7、安全門管理：控制檔案安全進出庫房。
8、庫房盤點：快速盤點庫存檔案：將移動推車移到目標(biāo)檔案架位附近，通過手持掃描設(shè)備，靠近架位標(biāo)簽，系統(tǒng)加載架內(nèi)檔案。
9、檔案定位：圖形化查找檔案，方便拿取或存放實體檔案。
10、利用統(tǒng)計：明確各時間段、各份檔案的利用情況。
11、庫房統(tǒng)計：統(tǒng)計當(dāng)前庫房架位的使用情況和閑置情況。
二、智能檔案庫房管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、實現(xiàn)檔案的快速調(diào)用
在實際工作中，面對繁雜的檔案，人工操作難免會有失誤，可能出現(xiàn)檔案隨意堆放、存放次序混亂的情況發(fā)生，若是檔案沒有按照規(guī)定位置存放，查找一份檔案無益于大海撈針。應(yīng)用RFID技術(shù)對檔案進行定位之后，檔案實體與智能化檔案庫房聯(lián)動，只要手工查詢或者掃描查詢目標(biāo)檔案的檔號或者題名，系統(tǒng)自動加載目標(biāo)檔案的位置信息，實現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確的調(diào)檔，大大提升了檔案工作人員的辦事效率，而從更好地為人民服務(wù)。
2、規(guī)范檔案的盤點操作
目前，數(shù)量龐大的綜合檔案館是檔案館的主體，再加上檔案的種類繁多，那么在盤點檔案的時候就存在一個問題，由于檔案材料都是封裝在檔案盒內(nèi)，在盤點時工作人員大都只清點檔案盒的數(shù)量，這樣的盤點方式并不能真正反映檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分浩大的工程。應(yīng)用RFID技術(shù)，檔案工作人員通過手持掃描設(shè)備讀取價位標(biāo)簽，可以能夠遠距離快速讀取多個目標(biāo)信號，實現(xiàn)高速盤點，還能及時發(fā)現(xiàn)檔案放置錯誤等異常問題，能夠大幅提案盤點及沉積文檔的整理效果，有效提升檔案庫存的準(zhǔn)確率。
3、確保實體檔案的安全管理
在實體檔案進行出入庫登記、借調(diào)的時候，特別是一些珍貴的、涉密的檔案，有時候可能由于工作人員的失誤造成檔案丟失，應(yīng)用RFID技術(shù)能夠杜絕將未經(jīng)審批或經(jīng)授權(quán)卻未登記的檔案帶出庫房，保證檔案實體的高度安全性。當(dāng)檔案通過庫房安全門時，系統(tǒng)會進行判斷，識別當(dāng)前檔案是否已經(jīng)授權(quán)出庫。當(dāng)識別結(jié)果為“是”時，系統(tǒng)安全放行，自動記錄出庫信息，并進行統(tǒng)計。當(dāng)識別結(jié)果為“否”時，系統(tǒng)將響起警報聲和警示燈，并在屏幕上做出提示，監(jiān)控電腦的屏幕上顯示未經(jīng)授權(quán)出庫的檔號、題名、出庫時間，并登記到系統(tǒng)中。此外，通過實時掌握檔案利用情況，能夠歸納出檔案利用情況，有效提案利用率。
以上就是萬泰小編為大家整理的智能檔案庫房管理系統(tǒng)的主要功能，不難看出與傳統(tǒng)的檔案管理相比，在各個方面都更有優(yōu)勢，而且還能大量的減少管理人員的負擔(dān)，提高管理效率，所以除了建設(shè)智能庫房外，智能管理系統(tǒng)也是必不可少的。洛陽萬泰智能科技有限公司主要經(jīng)營范圍就包括了智能檔案庫房管理系統(tǒng)的研發(fā)，可根據(jù)需要應(yīng)用到檔案館、高校、不動產(chǎn)等公共事業(yè)領(lǐng)域中，如有合作意向可以在我們的網(wǎng)站留言，或者撥打客服電話進行詳細咨詢。
